Aktenvernichtung im KGA
Damit eine DSGVO-konforme Aktenvernichtung (Sicherheitsstufe P-4) gewährleistet werden kann, wird wie folgt verfahren:
Für dietägliche (tägliche/regelmäßige)Vernichtung Aktenvernichtungvon kleinen Mengen stehen im Kirchengemeindeamt stehenfolgende Aktenvernichter zu Verfügung:
1. Aktenvernichter neben dem Kopierer im 1. EG
2. Aktenvernichter in der KlassifizierungPersonalverwaltung
Diese zurbeiden Verfügung.Geräte erfüllen die Vorgaben für eine sichere Aktenvernichtung mit der Sicherheitsstufe P-4. Die verbleibendem Papierreste aus den Aktenvernichtern werden von den Reinigungskräften in den Altpapiertonnen des KGA entsorgt.
Darüberhinausber hinaus wird in regelmäßigen Abständen eine abgeschlossene Tonne eines zertifizierten Unternehmens (aktuell Xy)Fa. Rhenus) angefordert, um größere Mengen datenschutzrelevantedatenschutzrelevanter Unterlagen auf einmal datenschutzkonform vernichten zu lassen.
- Die Mitarbeitenden sammeln die zu vernichtenden Unterlagen.
- Diese werden verschlossen aufbewahrt.
- In regelmäßigen Abständen werden die Behälter bestellt und zur Befüllung mit den gesammelten Unterlagen bereitgestellt.
- Die an Fa. „Rhenus“ übergebenen Papiere werden generell nach Schutzklasse 3/Sicherheitsstufe P 4 vernichtet.
Mit dem beauftragten Unternehmen ist eine Vereinbarung abzuschließen.
Die Vereinbarung und der Nachweis der Zertifizierung sind zu dokumentieren.